Organización de Escritos

Esta Aplicación lleva un control de los Escritos de Entrada y Escritos de Salida que recibimos y los que emitimos respectivamente. Para realizar esta gestión la Aplicación se apoya en varios conceptos que ubican y estructuran los escritos.

Está el concepto de Ubicación que está soportado por dos elementos «Armarios» y «Carpetas«. Con esto vamos a indicar donde, físicamente, alojamos a los Escritos. Un Armario tendrá una o varias Carpetas.
Y está el concepto de estructura lógica, donde a cada Escrito vamos a asociarle un Libreta u Objeto a gestionar y dentro de ella un Expediente. De forma que una Libreta podrá tener tantos Expedientes como sea necesario y cada Expediente tendrá sus Escritos tanto de Entrada como de Salida que definamos. De igual forma un Escrito solo podrá pertenecer a un Expediente y un Expediente solo podrá estar asociado a una Libreta.

A su vez una Libreta podrá estar ubicada en una o varias Carpetas .

Además cuenta con una serie de tablas auxiliares como son los Organismos hacia donde van dirigidos los Escritos, unos Profesionales expertos y Temas relacionados con los Escritos.

Está compuesta por los siguientes apartados indicados anteriormente:

1.- Ubicación
1.1.- Armarios
1.2.- Carpetas

2.- Libretas
2.1.- Expedientes

3.- Escritos
3.1.- Entrada
3.2.- Salida

4.- Ficheros Auxiliares
4.1.- Provincias y Municipios
4.2.- Organismos
4.3.- Profesionales
4.4.- Temas

Ubicación
Este apartado está compuesto por dos conceptos:
– Armarios
– Carpetas
La ubicación es física y sirve para alojar a Libretas y Expedientes. y por tanto a los distintos Escritos.
De manera que una Libreta podrá tener varias ubicaciones (es decir en varios armarios y varias carpetas) pero un Expediente de dicha Libreta estará en una y solo una ubicación. Para ello existen distintos cuadros de selección en estos objetos.

Inicialmente deberemos definir los Armarios de que dispongamos y en la solapa «Carpetas» dar de alta aquellas que corresponderán al mismo. Una carpeta puede tener el mismo nombre que otra de distinto armario e incluso del mismo, pero realmente son carpetas distintas.

Libretas y Expedientes

La estructura lógica, es decir el esqueleto, como se distribuirán los Escritos, será por:

– Libretas
– Expedientes

Las Libretas representan el objeto, ente o concepto general sobre el que incluiremos los Escritos, tanto de Entrada como de Salida. De forma que una Libreta estará formada por uno o varios Expedientes en función del asunto a designar, además de estar alojada en una o varias Carpetas.
Un escrito estará asociado a un Expediente y solo a uno, y este, estará relacionado a su Libreta.

Imagen Gestión Escritos

La ficha de cada Libreta está compuesta por tres solapas o pestañas, donde se indica, aparte de las características generales en la solapa «General», también se define sus Ubicaciones en la solapa «Ubicación» e igualmente se definen, en la solapa «Expedientes con Escritos», sus Expedientes con sus Escritos.

Imagen Gestión de Escritos

Imagen Gestión de Escritos

Escritos

Compuesto por dos bandejas de los escritos a gestionar:

Bandeja de escritos de entrada que son los que recibimos de ciertos Organismos.
Bandeja de escritos de salida, confeccionados y remitidos por nosotros.
En cada ficha de ambos Escritos se pueden definir Escritos relacionados y Profesionales y Temas que sean acordes con el escrito.

Imagen Gestión de Escritos

Imagen Gestión de Escritos

Las Tablas Auxiliares que forman parte de la Gestión de Escritos son:

Provincias y Localidades
Organismos
Profesionales
Temas

Estas tablas deberán contener los elementos necesarios para la actualización de los Escritos.
Los Organismos contendrán los remitentes de los Escritos de Entrada, así como los destinatarios para los Escritos de Salida.
En Profesionales definiremos los especialistas de cada tipo de Escrito.
Y en los Temas estarán catalogados los temarios donde asociaremos cada Escrito.
Por tanto cuando rellenemos un escrito es necesario que estas tablas auxiliares estén actualizadas correctamente para poder elegir un elemento definido.

Imagen Gestión de Escritos Imagen Gestión de EscritosImagen Gestión de Escritos

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